Firmas por WhatsApp vs. Mail

Firmar documentos digitalmente ya es parte del día a día en muchas empresas. Pero, aunque existen múltiples herramientas que funcionan por mail, hoy cada vez más equipos están explorando alternativas más ágiles. Una de ellas es la Firma por WhatsApp.

En este blog te contamos las principales diferencias entre firmar por correo electrónico y hacerlo desde WhatsApp. ¿Cuál es más rápido? ¿Cuál tiene mayor adopción? ¿Qué conviene según tu negocio?

El mail: conocido, pero no siempre efectivo

El correo electrónico es un estándar para muchas empresas. Plataformas como DocuSign, Adobe Sign o Signaturit lo usan como canal principal de notificación y firma. Pero en la práctica, para muchos usuarios, el mail es un obstáculo.

Problemas comunes al firmar por mail:

• Hay personas que no saben que tienen un mail o no lo usan con frecuencia.

• Recuperar una contraseña olvidada puede llevar horas (o días).

• Muchos mails van directo a spam y nunca se abren.

• El promedio de apertura de correos transaccionales ronda el 50 %.

• La velocidad de respuesta suele ser baja: en promedio, 24 horas.

Si trabajás con clientes no técnicos, usuarios sin cultura digital o situaciones donde se necesita rapidez, estos puntos pueden frenar el proceso.

WhatsApp: una alternativa más directa

WhatsApp es la aplicación de mensajería más usada en América Latina. Se usa para coordinar reuniones, enviar presupuestos, responder consultas… y ahora también para firmar documentos.

Qué ventajas tiene firmar por WhatsApp:

• Más del 98 % de las personas abre un mensaje de WhatsApp.

• El tiempo promedio de respuesta está entre 1 y 5 minutos.

• No requiere instalar apps, crear cuentas ni recordar contraseñas.

• Todo ocurre en un entorno que el usuario ya conoce y usa a diario.

Además, herramientas como WapiFirma permiten sumar validaciones de identidad con selfie, DNI y registro biométrico de la firma, manteniendo la validez legal del documento.

Comparativa rápida: ¿en qué casos conviene cada canal?

Escenario	Firma por mail	Firma por WhatsApp
Procesos internos en grandes empresas	✔️	⚠️
Usuarios sin acceso al mail o con poca experiencia digital	⚠️	✔️
Necesidad de formalidad percibida (estudios jurídicos, bancos)	✔️	✔️
Firma rápida de contratos, ventas o acuerdos simples	⚠️	✔️
Clientes o proveedores que ya se comunican por WhatsApp	⚠️	✔️

Conclusión: no es una pelea, es una elección

No se trata de reemplazar el mail por completo, sino de usar el canal que mejor se adapte a cada situación. En muchos casos, el correo sigue siendo útil. Pero cuando lo que necesitás es inmediatez, simplicidad y más respuestas, la firma por WhatsApp puede marcar la diferencia.

¿Querés probar cómo funciona?

En WapiFirma desarrollamos una herramienta que permite firmar documentos legales directamente desde WhatsApp, sin apps ni complicaciones. Ideal para ventas, contratos de servicios, acuerdos simples o procesos con usuarios no digitales.

Si te interesa ver cómo podría funcionar en tu negocio, escribinos y armamos una demo personalizada.