Cómo CEMARA logró agilizar sus procesos… firmando por WhatsApp

La Cámara de Empresas de Monitoreo de Alarmas de la República Argentina (CEMARA) reúne desde hace 28 años a las principales empresas del monitoreo de alarmas en Argentina. Como entidad civil sin fines de lucro, necesita firmar numerosos documentos periódicamente: actas de comisiones directivas, actas de asambleas, convenios marco con otros organismos o con empresas que brindan beneficios para sus miembros.

Hasta hace poco, esos trámites se hacían de forma tradicional:

• Redacción del acta, revisión legal (por un abogado), aprobación de la comisión directiva.

• Copiado en el libro correspondiente.

• Que los firmantes se acerquen a la sede social para estampar su firma de puño y letra.

• En casos de que no pudieran acercarse, se enviaba el libro físicamente a través de moto mensajería (con los riesgos y costos que eso implica).

Ese flujo generaba demoras importantes, costos de mensajería, logística y tiempo perdido. En algunos casos, una firma implicaba sacar a alguien de su empresa, coordinar su traslado al Microcentro de Buenos Aires (donde está la sede), incluso costear el envío de un mensajero o moto para que firme en oficinas remotas (1 envío era más caro que el costo de un mes de firmas de todos los socios con Wapi).

¿Qué cambió con WapiFirma?

Al adoptar WapiFirma como plataforma para firmas digitales por WhatsApp, CEMARA ha logrado:

1. Digitalizar el proceso de principio a fin

   Suben el documento aprobado (acta, convenio, etc.) a la plataforma → cargan los firmantes → la plataforma lo distribuye automáticamente.

2. Agilidad en los tiempos

   Lo que antes podía llevar días o semanas, ahora en 30‑35 minutos hay documentos firmados. En el peor de los casos se resuelve en 24 horas, dependiendo de cuándo los firmantes reciban el enlace, se identifiquen y firmen.

3. Informe de seguimiento y trazabilidad

   CEMARA puede ver quién ya firmó, quién falta, cuándo se firmó, descargar el documento final, todo con registro digital.

4. Reducción de costos

   Dejaron de gastar decenas de miles de pesos por envíos, viajes, logística de mensajería, tiempo productivo de socios que debían trasladarse. También disminuyeron riesgos físicos de mover libros, extravíos o demoras.

5. Profesionalización de los procesos

   Documentación más ordenada, flujos más claros, menos errores, mejor cumplimiento de plazos, mayor transparencia hacia los asociados.

Marco legal que respalda el uso de firmas electrónicas en Argentina

Para asegurar que este tipo de solución sea válida, hay varios puntos legales y normativos importantes:

• La Ley 25.506 (Ley de Firma Digital) regula la validez de documentos electrónicos y firmas digitales en Argentina. 

• Bajo esta ley, lo importante es que pueda identificarse al firmante, que haya voluntad de firmar, y que el documento no pueda alterarse luego de la firma. 

• WapiFirma ofrece certificados digitales reconocidos, validaciones de identidad, aseguramiento de integridad del documento, etc. 

Entonces, los documentos firmados de esta manera tienen respaldo legal equivalente al de los firmados de puño y letra, siempre que cumplan con los requisitos normativos.

Impacto para organizaciones similares a CEMARA

El caso de CEMARA puede servir como ejemplo para muchas otras organizaciones que:

• Tienen miembros distribuidos geográficamente

• Requieren firmas de múltiples partes distintas

• Tienen documentación periódica de tipo legal o administrativa

• Buscan reducir costos logísticos y tiempos muertos

Algunos beneficios que otras podrían esperar:

• Reducción del 80‑90 % del tiempo total para obtener firmas

• Ahorro de costos logísticos, mensajería, traslados

• Mejor trazabilidad y menor riesgo de errores o pérdidas de documentos

• Mejora en la percepción de profesionalismo ante asociados/clientes

Conclusión

Para CEMARA, adoptar WapiFirma no fue solo modernizar un proceso: fue transformar una parte clave de su operación. Lo que antes implicaba logística, viajes, demoras y costos, hoy se resuelve por WhatsApp, en media hora, con completa legalidad y transparencia.

Si tu organización se enfrenta a trámites similares —actas, convenios, firmas múltiples, miembros remotos—, puede ser momento de pensar en digitalizar ese flujo con herramientas que además se ajusten a la legislación del país.